Polityka prywatności serwisu Rachuneo i aplikacji ScanEnergy („Serwis”)

Drogi Użytkowniku! Dbamy o Twoją prywatność i chcemy, abyś w czasie korzystania z naszych usług czuł się komfortowo. Dlatego też poniżej prezentujemy Ci najważniejsze informacje o zasadach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych oraz plikach cookies, które są wykorzystywane przez nasz Serwis. Informacje te zostały przygotowane z uwzględnieniem RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

RACHUNEO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem ul. Okopowa 56/77, 01-042 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego - rejestru przedsiębiorców przez SĄD REJONOWY DLA M.ST.WARSZAWY W WARSZAWIE,XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO, pod nr KRS 0001072573, NIP 5273087505, nr REGON 527079166, kapitał zakładowy 5.000,00 zł.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ale jeśli chcesz skontaktować się z nami w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych, napisz do nas na adres e-mail: kontakt@rachuneo.pl.

TWOJE UPRAWNIENIA

Uprawnienie podmiotu danych Podstawa prawna (RODO) Istota i zakres uprawnienia
Prawo dostępu i uzyskania kopii Art. 15 Potwierdzenie przetwarzania oraz otrzymanie wiernej kopii danych.
Prawo do sprostowania Art. 16 Niezwłoczna korekta nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia danych Art. 17 Prawo do "bycia zapomnianym" w określonych okolicznościach.
Prawo do ograniczenia Art. 18 Wstrzymanie operacji na danych przy zachowaniu ich przechowywania.
Prawo do przenoszenia danych Art. 20 Otrzymanie danych w formacie odczytywalnym maszynowo (np. XML, CSV).
Prawo do sprzeciwu Art. 21 Sprzeciw wnoszony z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO) lub sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO).

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw. Sprzeciw w odniesieniu do wykorzystywania przez nas plików cookies (o których przeczytasz poniżej) możesz wyrazić zwłaszcza za pomocą odpowiednich ustawień przeglądarki.

Jeśli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cele, podstawy prawne i czas przetwarzania

Cel przetwarzania Podstawa prawna Czas przechowywania
Świadczenie usług aplikacji ScanEnergy (rejestracja, analiza faktur, raporty) Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Okres posiadania Konta + 3 lata (przedawnienie roszczeń, przy czym okres ten upływa z końcem roku kalendarzowego, w którym mija termin przedawnienia roszczeń)
Integracja z eBOK (BillTech) – pobieranie faktur Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Do momentu rozłączenia integracji lub usunięcia Konta
Analiza faktur przy użyciu AI (OCR i rekomendacje) Prawnie uzasadniony interes – optymalizacja usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Okres posiadania Konta
Marketing bezpośredni usług Rachuneo oraz Partnerów Rachuneo i Newsletter Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) Do momentu wycofania zgody*
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Do upływu terminów przedawnienia (zgodnie z Kodeksem cywilnym)

*wyrażenie zgód na przetwarzanie danych w celu kierowania do Użytkownika informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, jest warunkiem korzystania z Serwisu więc wycofanie zgód jest równoznaczne z usunięciem konta w Serwisie

DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, co oznacza, że nie jesteście Państwo prawnie zobowiązani do ich przekazania. Jednocześnie informujemy, że niektóre dane są niezbędne do prawidłowego świadczenia usług, realizacji zawartej umowy lub wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa. Dlatego, choć podanie danych jest dobrowolne, ich brak może skutkować brakiem możliwości skorzystania z oferowanych przez nas usług.

SZCZEGÓLNE PROCESY PRZETWARZANIA

A. Technologia Sztucznej Inteligencji (AI)

W ramach usługi ScanEnergy wykorzystujemy modele AI do odczytywania faktur (OCR) i generowania rekomendacji. Twoje dane nie są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli AI. Przetwarzanie ma na celu automatyzację usługi, a każda kluczowa rekomendacja podlega Twojej weryfikacji (brak w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji o skutkach prawnych).

B. Integracja BillTech

Jeśli korzystasz z automatycznego pobierania faktur, Twoje dane logowania do eBOK są przetwarzane przez naszego partnera BillTech Sp. z o.o. Rachuneo nie przechowuje Twoich haseł w formie jawnej.

5. ODBIORCY DANYCH I TRANSFER POZA EOG

Odbiorca Cel przekazania Transfer poza EOG
Hostingodawca Przechowywanie danych na bezpiecznych serwerach Nie
BillTech Sp. z o.o. Pobieranie faktur z systemów eBOK Nie
Dostawcy modeli AI (OpenAI) Analiza treści faktur i generowanie porad

W ramach prowadzonej działalności oraz korzystania z narzędzi analitycznych i marketingowych (np. Google Analytics, usługi Meta, Microsoft), Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych (USA).

Administrator dba o to, aby transfer ten odbywał się zgodnie z prawem i gwarantował najwyższy poziom bezpieczeństwa Twoich danych, stosując następujące mechanizmy ochronne:

  • Data Privacy Framework (DPF): W przypadku dostawców z USA, którzy posiadają certyfikację w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony podjętej przez Komisję Europejską (art. 45 RODO). Oznacza to, że podmioty te zapewniają standard ochrony danych równoważny z przepisami obowiązującymi w Unii Europejskiej.
  • Standardowe Klauzule Umowne (SCC): Jeśli dany dostawca nie jest objęty programem DPF lub dane są przekazywane do państwa, wobec którego nie wydano decyzji o stopniu ochrony, podstawą transferu są Standardowe Klauzule Umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
  • Dodatkowe środki bezpieczeństwa (TIA): Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD), Administrator każdorazowo dokonuje oceny skutków transferu (Transfer Impact Assessment). Weryfikujemy, czy prawo państwa trzeciego nie narusza skuteczności unijnych zabezpieczeń, a w razie potrzeby stosujemy dodatkowe środki techniczne i organizacyjne (np. szyfrowanie danych przed wysyłką, pseudonimizację).

Twoje uprawnienia: Masz prawo uzyskać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych do państwa trzeciego – w tym celu skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@rachuneo.pl.
Partnerzy Rachuneo Realizacja ofert energetycznych (za Twoją zgodą)

PLIKI COOKIES I KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA

Serwis korzysta z plików cookies w celach sesyjnych, statystycznych i marketingowych. Zgodnie z Prawem Komunikacji Elektronicznej, instalacja plików cookies (innych niż niezbędne) wymaga Twojej uprzedniej zgody wyrażonej przez ustawienia przeglądarki lub okno zgody (consent banner). Okres przechowywania cookies: Pliki sesyjne usuwane są po zamknięciu przeglądarki. Pliki trwałe (marketingowe/analityczne) są przechowywane zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki (zazwyczaj od 30 dni do 24 miesięcy), chyba że wcześniej je usuniesz.

BEZPIECZEŃSTWO

Stosujemy certyfikaty SSL/TLS dla szyfrowania transmisji danych oraz rygorystyczne procedury kontroli dostępu do serwerów. Regularnie audytujemy naszych dostawców (BillTech, dostawcy AI) pod kątem zgodności z normami bezpieczeństwa.

PROFILOWANIE

W ramach Serwisu dokonujemy profilowania – w odniesieniu do Ciebie będzie to miało miejsce, jeśli zezwolisz na takie działania. Profilowanie to polega na automatycznej ocenie, jakimi produktami lub usługami możesz być zainteresowany, wykorzystując do tego informacje o wyświetlanych przez Ciebie treściach. Dzięki temu, reklamy produktów lub usług wyświetlane w ramach usług internetowych, z których korzystasz, będą bardziej dostosowane do Ciebie i Twoich potrzeb.

Profilowanie, którego dokonujemy, nie skutkuje podejmowaniem decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub wpływających na Ciebie w podobnie istotny sposób.

DZIAŁANIA ANALITYCZNE

W ramach strony internetowej Serwisu prowadzimy działania analityczne, mające na celu zwiększenie jej intuicyjności i przystępności – w odniesieniu do Ciebie będzie to miało miejsce, jeśli zezwolisz na takie działania. W ramach analizy będziemy brać pod uwagę sposób, w jaki poruszasz się po Serwisie – a więc np. to, ile czasu spędzasz na danej podstronie, czy w które miejsca w Serwisie klikasz. Dzięki temu podczas prac nad rozwojem Serwisu będziemy mogli zoptymalizować jego układ, wygląd oraz zamieszczane w nim treści, tak aby polepszyć jego funkcjonalność.

Ponadto, jeśli wyrazisz wolę otrzymywania od nas wiadomości marketingowych, możemy dokonywać analizy efektywności przeprowadzonej przez nas wysyłki. Przykładowo, możemy sprawdzić, czy i w jaki sposób wpłynęła ona na aktywność w naszym Serwisie. Takie działania pomogą nam ustalić ogólne zasady dotyczące wysyłki tego typu wiadomości w naszej działalności - np. w zakresie optymalnych godzin wysyłki czy sposobu formułowania skutecznych treści.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Przetwarzając Twoje dane osobowe stosujemy środki organizacyjne i techniczne zgodne z właściwymi przepisami prawa, w tym stosujemy szyfrowanie połączenia za pomocą certyfikatu SSL/TLS.

PLIKI COOKIES

Nasz Serwis, jak większość witryn internetowych, korzysta z tzw. plików cookies (ciasteczek). Pliki te:

  • są zapisywane w pamięci Twojego urządzenia (komputera, telefonu, itd.);
  • nie powodują zmian w ustawieniach Twojego urządzenia.

W tym Serwisie ciasteczka wykorzystywane są w celach:

  • zapamiętywania Twojej sesji,
  • statystycznych,
  • marketingowych,
  • udostępniania funkcji Serwisu

Aby dowiedzieć się, jak zarządzać plikami cookies, w tym jak wyłączyć ich obsługę w Twojej przeglądarce, możesz skorzystać z pliku pomocy Twojej przeglądarki. Z informacjami na ten temat możesz zapoznać się wciskając klawisz F1 w przeglądarce. Ponadto odpowiednie wskazówki znajdziesz na następujących podstronach, w zależności od przeglądarki, której używasz:

Pliki cookies nie będą przetwarzane przez nas dłużej niż 15 minut od ostatniej wizyty w Serwisie.

Korzystając z odpowiednich opcji Twojej przeglądarki, w każdej chwili możesz:

  • usunąć pliki cookies,
  • blokować wykorzystanie plików cookies w przyszłości.

W takich przypadkach nie będziemy ich już dłużej przetwarzać.